Alain Éric Gauthier

Pour en finir avec la surcharge de courriels

Vous lisez vos courriels ?

Pas moi : je les traite.

Vous avez l'impression de recevoir trop de courriel ? Vos courriels accaparent une grande partie de vos journées ? Quand vous pensez à vos courriels, vous êtes stressés ?

Sur cette page, vous trouverez mes notes de recherche et des liens vers tout ce que j'ai lu à propos des courriels et de la gestion de l'information. Je continue à explorer le sujet et j'ajoute ici tout ce que je sais sur l'art de traiter les courriels.

Suite à cette recherche, j'ai écrit un guide. Avec celui-ci, vous traiterez vos courriels rapidement au lieu de les lire et les relire. Vous ferez les bonnes choses au bon moment pour être plus efficace. Avec quelques changements à vos habitudes, vous serez moins stressés.

Comment est-ce que je peux faire une telle promesse ?

Lorsque je me suis intéressé à ce problème, je recevais en moyenne 350 courriels par jour, 7 jours par semaine. Et en moyenne, j'y consacrais 3 heures par jour. Avec chaque mois qui passait, j'avais l'impression de recevoir plus de courriels et d'avoir moins de temps pour faire mon travail. J'ai compris que la situation n'allait pas s'améliorer d'elle-même et j'ai décidé de lire tout ce que je pouvais trouver à ce sujet.

J'ai lu beaucoup et j'ai fait beaucoup d'essais et d'erreurs. Avec le temps, j'ai trouvé ce qui était efficace et ce qui était nuisible. Après avoir mis en place les bonnes tactiques, j'ai réduit le temps que je consacrais à mes courriels à 30 à 60 minutes par jour. Je venais de récupérer au moins 10 heures dans ma semaine de travail.

Non seulement j'avais plus de temps pour faire mon travail, mais j'ai aussi découvert que mon stress était beaucoup moins élevé. Avec un esprit plus clair, je consacrais moins de temps à mon travail mais j'étais plus productif. Je faisais de meilleurs choix et je posais des gestes plus efficaces. C'en était fini des heures supplémentaires à tous les jours.

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Notes à propos du guide sur les courriels

J’ai fait beaucoup de recherches pour préparer ce guide. Sur le reste de cette page, je publie les notes qui peuvent servir de complément au guide que j’ai publié.

Table des matières

Réflexions

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Anecdote

En 2016, je recevais entre 300 et 400 courriels par jour et j’ai commencé à me demander ce que je pourrais faire pour réduire ce nombre. J’ai commencé à lire sur le sujet et j’ai posé quelques questions à mes collègues. Une de mes questions préférées était :

« Combien de courriels as-tu dans ton Inbox maintenant ? »

La plupart du temps, mes collègues me donnait des réponses allant de 50 à quelques centaines. Un jour, un de mes collègues m’a dit :

« Attend un peu, je vais aller voir. »

Il est allé voir son Inbox il a m’a dit qu’il avait 11 227 courriels dans son Inbox. J’étais vraiment surpris et il a rajouté qu’il y en avait 8701 qu’il n’avait pas lu. Et j’en suis venu à une conclusion importante sur ce qu’est vraiment le problème avec les courriels.

Le problème n’est pas seulement de recevoir trop de courriels, c’est aussi d’en avoir trop.

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La mort du courriel

Le problème ne vient pas du courriel lui-même. Le problème c’est qu’on peut envoyer des messages écrits facilement et rapidement.

Depuis que le téléphone existe, rien ne l’a remplacé : il s’est transformé mais le concept reste le même : avoir une conversation à distance.

Si le courriel meurt, le concept de transférer de l’information écrite par voie électronique restera (ce sera le courriel sous une autre forme) et le problème lié au courriel (il y en a trop) restera.

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L’effet Spotlight

On peut croire que chaque courriel reçu nécessite une réponse immédiate. Selon notre caractère, cela peut prendre la forme d’une pression ou même devenir anxiogène.

Nous ne sommes pas aussi importants que nous le croyons. Notre croyance d’être le centre d’intérêt et d’être observé par tous en tout temps est fausse. Notez sur quoi vous portez votre attention au cours d’une journée et vous remarquerez que vous consacrez plus de temps à être attentif à ce que vous faites et à ce que vous pensez qu’à ce que font les autres.

Donc, si c’est le cas pour vous, c’est aussi le cas pour les autres.

Peut-être croyez-vous que lorsqu’on vous envoie un courriel on attend une réponse immédiate. Mais lorsque vous envoyez un courriel, vous ne restez pas devant votre écran, à fixer votre boîte de réception pour attendre que la réponse arrive. Dès que vous avez terminé votre courriel et qu’il est parti, vous vous lancez vers une autre tâche.

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La technologie ou vous : Qui est le maître ?

Servez la technologie et vous serez malheureux.

Le courriel est les autres moyens de communication actuels sont des outils dignes des dieux.

Avec la technologie actuelle, les courriels sont accessibles en tout temps et de presque partout. Cette même technologie est devenue très fiable et les courriels se transmettent presqu’instantanément. C’est le grand avantage des ordinateurs : tant qu’ils sont alimentés en électricité, ils fonctionnent. Ils sont infatigables et font des tâche répétitives et abrutissantes à très grande vitesse sans jamais se plaindre, ni avoir besoin de pause. L’erreur que nous faisons, c’est de croire que nous devons être au même niveau de performance.

Nous savons que pour un travail physique, nous les humains, avons besoin de périodes de repos. Mais pour les travailleurs de l’information, nous faisons l’erreur de croire qu’il ne devrait pas y avoir de fatigue puisque ce n’est pas du travail physique. Plus vous traitez de l’information longtemps, plus vous êtes inefficaces.

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La solution au problème des courriels

Je n’ai pas la solution unique et universelle pour régler le problème de la surcharge des courriels.

Chaque système qu’on vous présente ne fonctionnera pas entièrement ou définitivement pour vous. Et cela est vrai pour nous tous pour la simple raison que nous sommes tous différents et que nous sommes tous dans des situations particulières qui changent continuellement. Par les essais erreurs (et c’est pour cela que je trouve la lecture d’études si intéressante), nous savons que certaines approches sont plus efficaces que d’autres. Et nous savons que certaines habitudes et certaines croyances sont nuisibles à notre productivité.

Plus nous connaissons de stratégies et de techniques différentes, plus nous serons en mesure de choisir ce qui conviendra à la situation unique dans laquelle nous sommes. Lorsqu’on vous offre un système complet qui vous promet de régler le problème une fois pour toute, méfiez-vous. Si vous ne le connaissez pas, voyez comment utiliser le détecteur de Bologne de Carl Sagan.

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Vos courriels ne sont pas une priorité

Un outil pour être inefficace : lire vos courriels plutôt que de faire vos tâches importantes.

Connaissez-vous vos priorités ? La lecture de The 7 Habits of Highly Efficient People par Stephen Covey vous permettra de clarifier quelles sont vos priorités dans la vie.

Comme pour votre vie, dans le cadre de votre travail, vous devez définir vos priorités. Votre patron définira probablement vos priorités pour vous mais s’il ne le fait pas, faites-le et dîtes-le lui. De plus, même si votre patron définit vos priorités, cela ne vous empêche pas d’en avoir d’autres qui vous sont propres et qui sont en accord avec vos valeurs et vos buts.

La gestion efficace des courriels utilise les mêmes stratégies qui vous permettent d’être efficace pour d’autres types de tâches. En cela, rien de nouveau si ce n’est que des principes généraux sont parfois difficile à comprendre parce qu’ils sont abstraits.

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L’importance de dire non

Dire non à quelque chose c’est implicitement dire oui à quelque chose de plus important.

Il est difficile de dire non aux autres mais je crois qu’il est encore plus difficile de nous dire non à nous-même. La gratification à court terme prend souvent le dessus sur nos objectifs et nos priorités. Idéalement, pour dire non, nous devons aussi savoir à quoi nous disons oui. Si on vous demande quelque chose mais que cela ne concorde pas avec vos priorités, vous dites non à la demande pour en fait dire oui à vos priorités. Il en va de même pour votre besoin de gratification à court-terme : lire vos courriels fréquemment peut combler votre besoin de vous sentir important. Mais si vous êtes conscient de vous-même, vous vous rendrez compte de ce besoin et de lui dire non pour vous consacrez à vos priorités.

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Ma solution n’est pas la vôtre

Dans mon guide, je parle de tactiques et pas de système ou de solutions précises. Je ne veux pas que vous suiviez des étapes à la lettre. Mon but : déclencher en vous une réaction positive et le désir de faire des essais par vous-même. Selon le résultat de ces essais, chaque expérience que vous menez vous permettra d’apprendre soit que cela ne fonctionne pas pour vous à ce moment précis, soit que cela fonctionne pour vous à ce moment précis. Vous reprenez ensuite avec une nouvelle hypothèse ou une version différente de l’expérience et vous poursuivez. Avec le temps, les conclusions que vous tirerez vous permettront de trouver plus rapidement ce qui est utile pour vous. Vous deviendrez plus efficace à vous améliorer. Tout cela demande du travail et prend du temps, vous n’en verrez le fruit que dans bien des mois ou même des années. Mais vous serez dans une meilleure position.

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Combien de temps consacrez-vous à vos courriels chaque jour ?

Personnellement, pour une moyenne de 350 courriels par jour, je traite mes courriels en 30 à 60 minutes.

Je ne lis pas mes courriels, je les traite.

Lire ses courriels n’est qu’une partie de la tâche. En fait, nous gérons nos courriels. On pourrait penser que c’est jouer sur les mots, que cela va de soi que si on lit un courriel on doit le gérer. Prenez pleinement conscience de la différence entre lire un texte (cet article, un roman, un essai, une publication sur LinkedIn/Facebook) et gérer ses courriels. Si on ne fait que lire ses courriels et que nous ne faisons rien d’autre, nous ne faisons qu’accumuler de l’information. Pour gérer ses courriels, il faut accepter que chacun de ceux-ci mène à une action. L’action peut aller d’effacer le courriel jusqu’à lancer un projet de plusieurs mois qui demandera la collaboration d’une équipe entière.

Et vous, combien de temps consacrez-vous à gérer vos courriels chaque jour ?

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La productivité ou l’efficacité, lequel choisir ?

Avoir trop de courriels n’est pas une mauvaise chose. C’est un point de vue, pas un problème. Si nous croyons que nous avons trop de courriels c’est que nous ne sommes pas capables de gérer la quantité d’information que nous recevons. Pour augmenter notre capacité à en faire plus, ce n’est pas la productivité que nous devons augmenter, c’est l’efficacité.

Augmenter sa productivité, c’est faire plus de chose en moins de temps.

Accroître son efficacité, c’est obtenir plus de résultats et en faire moins.

La productivité n’est pas la solution au trop grand nombre de courriels que nous recevons. Demain, la semaine prochaine ou l’an prochain, nous recevrons encore plus de courriels, nous ne pourrons pas être plus productif à l’infini.

La productivité n’est pas inutile, elle vient de notre efficacité à augmenter notre impact.

Notes de lecture

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Protocole pour serveur de courriels

Klensin, J. Simple Mail Transfer Protocol. Consulté le . Disponible à >https://tools.ietf.org/html/rfc5321#section-4.5.3.2.

Les RFC ne sont pas des documents faciles à lire (à moins que vous ne soyez un ingénieur) mais ils sont très utiles car ils ont permis à l’internet d’être ce qui il est. Ils sont rédigés dans l’esprit open-source et ils définissent des standards pour l’internet. Dans ce cas particulier, la chose qui m’intéressaient était de savoir quel était le délai le plus long avant qu’un courriel ne soit livré. Et c’est dans cette section du document qu’on trouve la réponse.

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À propos du travail sans courriel, 1

Mark GJ, Voida S, Cardello AV. “A Pace Not Dictated by Electrons”: An Empirical Study of Work Without Email. Consulté le . Disponible à https://www.ics.uci.edu/~gmark/Home_page/Publications_files/CHI%202012.pdf.

Il s’agit d’une étude empirique publiée en 2012. Elle porte sur un nombre restreint de travailleurs de l’information. L’expérience visait à mesurer de manière quantitative les changements observables entre le travail avec courriel et le travail sans courriel. Le courriel a été suspendu durant 5 jours de travail consécutifs. Des mesures ont été faites à même les ordinateurs des travailleurs pour mesurer le nombre de temps passé sur chaque fenêtre et observer le taux de multitâche. Un moniteur de fréquence cardiaque était porté par chaque participant. Les données quantitatives sont aussi supportées par des entrevues menées auprès des travailleurs. Sans être radicalement en faveur de l’élimination complète du courriel, les auteurs suggèrent que la suspension du courriel a des effets bénéfiques sur la santé et sur l’efficacité du travail. Ils émettent par contre des réserves quant aux effets à long-terme de cette suspension, notamment sur les liens possibles entre travailleurs séparés par des distances géographiques significatives. Ils ne nient pas non plus que le courriel possède un avantage indiscutable lorsqu’il s’agit de partager ou échanger de l’information avec un très grand nombre de personnes.

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À propos du travail sans courriel, 2

Chui, M. et al. The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. McKinsey Global Institute. . Disponible à http://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy.

Bien que dans ce rapport du McKinsey Global Institute on ne parle pas d’éliminer le courriel, les chiffres rapportés sont surprenants. On y indique que, pour un travailleur de l’information, 28% de la semaine de travail est consacré à la gestion des courriels et que 20% est consacré à la recherche d’information soit dans des systèmes ou auprès de collègues. On y explique aussi que de remplacer le courriel par une technologie sociale permettrait de réduire ce temps de 35%.

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L’interruption du travail par les courriels, 1

American Psychological Association. Multitasking: Switching costs. Consulté le . Disponible à http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx.

Dans cet article, on ne parle pas à proprement parler de courriels. Mais un comportement qui est connu est qu’on lit nos courriels dès qu’ils arrivent, on interrompt la tâche en cours pour lire le courriel et on revient à la tâche par la suite. Bien des gens se vantent d’être capable de le faire et n’ont absolument pas conscience des coûts (en temps mais aussi en efficacité, précision, qualité, etc.) qu’engendrent ces changements de tâches.

Une chose intéressante qu’on apprend dans cet article c’est qu’un changement de tâche se fait en deux étapes qui, la plupart du temps sont inconscientes : 1. « je veux faire ceci plutôt que cela » et 2. « j’arrête les règles pour ceci et j’active les règles pour cela ». Bien que ce coût est relativement petit (en temps et en effort), il s’accumule lorsque les changements sont répétés fréquemment.

En fait, le changement de tâche en lui-même n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Le vrai problème c’est que cela dépend de la tâche qui est interrompue. S’il s’agit d’une tâche importante, qui demande de la précision ou qui met sa propre sécurité ou celle des autres en jeux, le changement de tâche est à proscrire. Il en va de même pour tout travail qui demande une grande concentration (la rédaction d’un article sur un sujet complexe par exemple).

Dans la vie de tous les jours, le changement de tâches rapide peut être bénéfique. Comme par exemple quand vous parlez à quelqu’un au téléphone tout en vous préparant un café.

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Le courriel et le gaspillage, 1

Reaney, P. U.S. Workers Spend 6.3 Hours A Day Checking Email: Survey. The Huffington Post US Edition. Consulté le . Disponible à http://www.huffingtonpost.com/entry/check-work-email-hours-survey_us_55ddd168e4b0a40aa3ace672.

Petite note tout d’abord sur la source. Il s’agit du Huffington Post. On n’est pas dans la recherche académique mais dans le monde de l’information en continu dont le but est d’abord d’attirer votre attention en ensuite de vous divertir ou vous informer et peut-être, au final, vous dire quelque chose qui s’approche de la vérité. De plus, l’article fait référence à un sondage et on parle donc de données compilées qui sont fournies par les personnes interviewées. Ce genre d’étude fonctionne à condition que les participants soient de bonne foi et que lorsqu’ils rapportent des faits, ceux-ci soient décrits de manière objective et mesurable. Et c’est là le problème que j’ai avec les chiffres qui sont dans cet article : il est gratifiant pour des travailleurs de dire qu’ils doivent passer 6.3 heures de sa journée de travail a « vérifier » ses courriels. « Mon dieu que je suis occupé, 79% de ma journée est consacrée à mes courriels, je dois même lies lire à la toilette. » En fait, ce qui m’intéresse dans cet article c’est plutôt la description des habitudes et des croyances qui sont rapportés par les participants. On lit les courriels souvent, avant et après le travail, on y consacre beaucoup de temps, ainsi de suite. Bien plus que les chiffres, c’est les comportements qui m’intéressent ici. Cela explique en quoi les courriels sont vraiment un problème dans le cadre du travail.

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L’interruption du travail par les courriels, 2

Jackson T, Dawson R, Wilson D. 2001. The cost of email interruption. Journal of Systems and Information Technology. 5(1), pp81-92. Consulté le . Disponible à https://dspace.lboro.ac.uk/dspace-jspui/bitstream/2134/495/3/JOSIT%2525202001.pdf.

Dans cette étude de 2005 (oui je sais c’était il y a longtemps), on compare la réaction à un courriel à celle d’un appel téléphonique (oui je sais, qui reçoit des appels aujourd’hui). La conclusion est que la réaction à un courriel entrant est la même que la réaction à un appel téléphonique. Les participants réagissent donc de la même manière qu’ils reçoivent un appel téléphonique ou un courriel : ils interrompent leurs tâches en cours et y reviennent par la suite. La différence entre les appels téléphoniques et les courriels et que le temps de recouvrement est plus court pour les courriels. Pour les auteurs, ce qui est surprenant ici est que les participants donnent la même importance au courriel qu’aux appels téléphoniques. Peut-être que si l’on menait la même étude aujourd’hui, on apprendrait que les travailleurs donnent maintenant plus d’importance aux courriels qu’aux appels téléphoniques ?

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L’étiquette du courriel, 1

Serban, J. Cc, Cci : bien utiliser les champs d’adresse email avec Outlook, Gmail et les logiciels clients mail. Consulté le 15 avril 2020. Disponible à https://articles.fr.softonic.com/cc-cci-bien-utiliser-les-champs-dadresse-email.

Cet article est en lien avec la nétiquette. Et bien que l’information couverte semble aller de soi, dans la pratique je constate encore aujourd’hui à quel point bien des usagers n’arrivent pas à appliquer quelques règles d’une simplicité déconcertante. Peut-être font-ils trop de multitâche et n’arrivent pas à faire les choses convenablement. Ou peut-être est-ce moi qui est trop vieux, comme si je tenais encore à ce qu’à table, tout le monde se comportent comme les nobles à l’époque victorienne.

Enfin, si vous voulez faire un saut dans le passé, les articles qui suivent vous permettront de voir d’où viennent ces conventions. Bon voyage dans le temps !

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Le lien entre le stress et les courriels, 1

Hair M. Renaud K.V. Ramsay J. The influence of self-esteem and locus of control on perceived email-related stress. Computers in Human Behavior. 2006. Consulté le 15 avril 2020. Disponible à https://pdfs.semanticscholar.org/ada5/03d464d635e89e0a09e10f1ffb9b8a7f6895.pdf.

Une des rares ressources mentionnées ici qui n’est pas disponible gratuitement, cette étude fait le lien entre l’attitude face aux courriels et un concept psychologique : le lieu de maîtrise (locus of control en anglais). En résumé, plus une personne croit avoir du contrôle et de l’influence sur ce qui lui arrive, moins les courriels ont un effet anxiogène. Bien qu’il n’y ait pas de cures miracles pour modifier son lieu de maîtrise, il est important d’en avoir conscience pour mieux comprendre nos réactions, attitudes et croyances face aux courriels.

En complément, cet article de Wikipédia offre un bon survol du concept :
https://fr.wikipedia.org/wiki/Locus_de_contr%C3%B4le.

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Le lien entre le stress et les courriels, 2

Huffington Post Édition FR. La surcharge d’email, nouveau vecteur de la souffrance au travail. Consulté le . Disponible à http://www.huffingtonpost.fr/2012/08/31/surcharge-trop-plein-emails-souffrance-travail_n_1845694.html.

J’ai parlé du Huffington Post plus haut, mes réserves au sujet de cette source sont les mêmes dans ce cas-ci. Dans cet article, plusieurs spécialistes émettent leurs opinions et plusieurs études sont citées. Mais encore une fois, mon intérêt pour ce genre d’article n’est pas dans les données précises qu’on y rapporte mais plutôt dans le reflet des tendances du monde du travail en occident. En lien avec l’étude sur le lieu de maîtrise citée plus haut, on apprend dans cet article que le malaise causé par une surcharge de courriel cause de plus en plus de souffrance dans le monde du travail.

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Les courriels et le spam

Planétocscope.com. Nombre de spams envoyés dans le monde. Consulté le . Disponible à http://www.planetoscope.com/Internet-/930-nombre-de-spams-envoyes-dans-le-monde.html.

Je ne suis absolument pas sûr de la validité des nombres affichés sur ce site, j’ai plutôt l’impression qu’il s’agit d’un simple algorithme qui extrapole une progression basée sur une moyenne obtenue on ne sait trop comment. Par contre, ce que je trouve intéressant c’est la vitesse à laquelle les nombres progressent et c’est cette progression qui est représentative de la réalité (à mon avis).

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Le courriel et le gaspillage, 2

Baer, D. Why 80 Percent Of Your Email Are A Total Waste. Fast Company. Consulté le . Disponible à https://www.fastcompany.com/3015643/leadership-now/why-80-percent-of-your-emails-are-a-total-waste.

Évidemment, le titre de l’article vise plus à vous attirer qu’à exprimer une vérité. Par contre, on y décrit une étude et les conclusions que les chercheurs en tirent et c’est ici que c’est très intéressant. Notamment, on y explique que le courriel n’est pas toujours le bon outil pour le but recherché et que dans 80% des cas, une conversation en face à face ou au téléphone serait la meilleure solution.

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L’étiquette du courriel, 2

Whitmore, J. The Do’s and Don’ts of the Email Etiquette. Entrepreneur [http://entrepreneur.com]. Consulté le . Disponible à https://www.entrepreneur.com/article/272780.

En lien avec les articles liés à la netiquette cités plus haut, cet article renforce mon opinion sur l’incapacité de certains usagers à apprendre, comprendre et utiliser quelques règles simples à propos de l’usage du courriel. Cet article est publié une vingtaine d’années après la mise en place de la nétiquette, est-ce à dire que certains ont manqué le mémo ? On ne leur a pas expliqué comment ça fonctionnait ? Plus ça change, plus c’est la même chose…

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Communiquer par courriel, 1

Bernoff, J. When the “meaning ratio” drops to zero, you’ve got a problem. Consulté le . Disponible à https://withoutbullshit.com/blog/when-the-meaning-ratio-drops-to-zero-youve-got-a-problem.

Cet article de blog n’a absolument rien à voir avec le courriel mais il offre un savoir très utile. La réduction du nombre de mots pour transmettre un message par écrit. La philosophie de Bernoff est que les gens écrivent en pensant que ce qu’ils ont appris de l’écriture à l’école est la bonne chose à faire. Selon lui, et je suis absolument d’accord, il n’en est rien. Ce qu’on apprend à l’école nuit à la communication. Un autre problème que je constate est cette croyance que pour bien écrire il faut prendre un niveau de langage très élevé. Encore une fois, il n’en est rien. Écrivez comme vous parlez, relisez-vous et enlever tous les mots inutiles. Vous ne gagnerez pas de prix littéraires pour votre style et votre éloquence mais votre communication sera efficace : un maximum d’impact pour un minimum d’efforts.

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Communiquer par courriel, 2

Appelo, J. Management 3.0 Practices: Feedback Wraps. Consulté le . Disponible à https://management30.com/practice/feedback-wraps/.

À l’aide de cet article, j’aborde un sujet délicat et pour lequel le courriel n’est vraiment pas le meilleur outil mais c’est parfois le seul que nous puissions utiliser. Si vous avez à faire une réprimande ou une plainte par courriel et que vous voulez préserver votre relation mais faire valoir votre point, lisez attentivement la section de mon guide à ce sujet mais aussi cet article. Et n’oubliez pas qu’en bonus, l’approche s’applique à l’écrit mais elle est tout aussi efficace pour une conversation.

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À propos du travail sans courriel, 3

Vozza, S. Why Your Company Should Consider Banning Email. Consulté le . Disponible à https://www.fastcompany.com/3042541/why-your-company-should-consider-banning-email.

Cet article est plus dans l’anecdote que dans le savoir basé sur des données. Néanmoins, le partage d’expérience est aussi une façon d’apprendre quelque chose : à condition évidemment, de ne pas chercher à appliquer une solution partagée sans réfléchir. Je prends toujours ces articles comme une source d’inspiration pour m’aider à réfléchir d’une manière différente à un problème et pour élargir le nombre de solutions qu’il est possible d’appliquer pour le résoudre.

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L’interruption du travail par les courriels, 3

Rubinstein JS1, Meyer DE, Evans JE. Executive control of cognitive processes in task switching. J Exp Psychol Hum Percept Perform. ;27(4):763-9. Consulté le . Disponible à http://umich.edu/~bcalab/documents/RubinsteinMeyerEvans2001.pdf.

Dans cette recherche menée en laboratoire, aucun lien avec le courriel mais on y explique comment les différentes dimensions d’un changement de tâche (changement de but, activation de règle) sont affectés par certains facteurs. Dans tous les cas, les changements de tâche provoquent des pertes mais selon le type de tâche, les pertes sont différentes. Cet article m’a aidé à faire la part des choses entre les tâches pour lesquelles je peux faire du multitâche et celle pour lesquelles ce n’est pas efficace.

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Le lien entre le stress et les courriels, 3

Mark G, Wang Y, Niiya M. Stress and Multitasking in Everyday College Life: An Empirical Study of Online Activity. Consulté le . Disponible à https://www.researchgate.net/publication/266655715_Stress_and_multitasking_in_everyday_college_life_An_empirical_study_of_online_activity .

Cette recherche fut publiée en 2014. On y aborde la différence entre les « milléniaux » et les études sur les travailleurs de l’information (qui sont dans les « vieilles générations »). Cela permet d’aborder de manière scientifique cette idée que les milléniaux, qui sont nés avec la technologie, abordent le multitâche différemment et qu’ils ne sont pas affectés de la même manière que les plus vieux. L’étude ne porte pas sur l’efficacité dans un contexte de multitâche mais plutôt sur le stress. L’étude conclut que l’accroissement du multitâche augment le stress mais que dans tous les cas, l’usage des médias sociaux diminue le stress pour cette génération. On y constate aussi que le multitâche est deux fois plus fréquent pour les milléniaux que pour les plus vieilles générations. C’est donc vrai qu’ils en font plus mais cette étude ne dit pas qu’ils le font mieux (ni le contraire d’ailleurs).

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L’interruption du travail par les courriels, 4

Edwards MB, Gronlund SD. Task Interruption and its Effects on Memory. Consulté le . Disponible à https://interruptions.net/literature/Edwards-PhD.pdf.

Une autre étude (en fait une dissertation pour un doctorat) où l’auteur démontre que les interruptions on moins d’effets négatifs lorsque les tâches sont connues et bien assimilées. Pour ma part, cela montre encore que le multitâche est possible mais seulement pour les tâches où l’effort cognitif est limité. Dans le cas du courriel, où chaque message est différent et implique plusieurs décisions, le multitâche n’est pas avantageux.

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L’interruption du travail par les courriels, 5

Salvucci DD, Taatgen NA, Borst JP. Toward a Unified Theory of the Multitasking Continuum: From Concurrent Performance to Task Switching, Interruption, and Resumption. Consulté le . Disponible à https://www.cs.drexel.edu/~salvucci/publications/Salvucci-CHI09.pdf.

Dans cette recherche, on cherche à comprendre le lien entre différentes formes de multitâche (séquentiel ou simultané), le type de tâche et l’effet sur la mémoire. Vous est-il déjà arrivé de lire quelque chose (un courriel par exemple) tout en parlant à quelqu’un et de vous rendre compte quelques heures plus tard que vous ne vous rappelez plus du tout de la conversation ? Peut-être que le multitâche n’est pas une si bonne idée pendant que vous lisez vos courriels ?

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L’interruption du travail par les courriels, 6

Nagata SF. Multitasking and Interruptions During Mobile Web Tasks. Consulté le . Disponible à http://interruptions.net/literature/Nagata-HFES03.pdf.

Dans cette étude, on démontre que l’interruption par message texte (texto) cause plus de dommage qu’une interruption par un appel téléphonique. De quoi donner du poids à l’idée de ne pas lire ou écrire des textos au volant.

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L’interruption du travail par les courriels, 7

Salvucci DD, Bogunovich P. Multitasking and Monotasking: The Effects of Mental Workload on Deferred Task Interruptions. Consutlé le . Disponible à http://dmrussell.net/CHI2010/docs/p85.pdf.

Bien que je sois fortement en faveur du monotâche pour presque tout, il est parfois impossible d’empêcher les interruptions. Cette étude donne des pistes très intéressantes pour limiter l’impact des interruptions. Tout d’abord, avant de consacrer son attention à l’interruption, prendre des notes mentales sur ce qu’on est en train de faire et de notre intention permet de revenir plus rapidement à la tâche interrompue. Et lorsque cela est possible, il est préférable de compléter une étape (terminer une phrase que l’on est en train de rédiger) avant de tourner son attention vers la source d’interruption.

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Le courriel et le gaspillage, 3

Kelly C, MacKinnon RA, McCrudden M, Tatham N. You've got mail! Research Report 2015. Consulté le . Disponible à https://issuu.com/omnipsiconsulting/docs/fwc-youve-got-mail-research-report.

Ce rapport sur un sondage résume assez bien les conclusions que je tire de mon étude du courriel et de son impact, particulièrement pour les travailleurs de l’information. Parmi les idées importantes : le courriel prend beaucoup de place dans le travail, la tendance n’est pas à la baisse, la personnalité influence comment nous réagissons face aux courriels et quels sont les facteurs qui peuvent atténuer les impacts.

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L’interruption du travail par les courriels, 8

Knigth W. ‘Info-mania’ dents IQ more than marijuana. Consulté le . Disponible à https://www.newscientist.com/article/dn7298-info-mania-dents-iq-more-than-marijuana/. En lien avec cet article, il est très intéressant de lire la note suivante par l'auteur de la dite recherche : http://www.drglennwilson.com/Infomania_experiment_for_HP.doc.

Cet article a fait beaucoup de bruit dans les médias écrits. C’est encore un très bon exemple d’une mauvaise conclusion tirée d’une étude tout à fait valable. La note de l’auteur permet de mettre les choses en perspectives.

Livres en lien avec les courriels

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The 4-Hour Workweek.

Ferris, T. The 4-Hour Workweek. Harmony. . 416pp.

Tim Ferris a publié ce livre en 2009. Ce livre ne traite pas de courriel à priori mais il offre plutôt une façon différente de voir le travail : le temps consacré au travail n’est pas une mesure d’efficacité. La question c’est comment arriver à obtenir les résultats désirés peu importe le temps qu’on y met. Et évidemment, quand on se concentre sur l’essentiel, bien des choses sont éliminées. La semaine de 4 heures, c’est plutôt un titre accrocheur que le vrai résultat que ce livre offre. Ceci dit, Ferris y traite du courriel et sa philosophie est très adaptée à son propos général mais presque tous les outils qu’il mentionne n’existent plus.

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Brilliant Email: How to win back time and take control of your inbox

Seely M. Brilliant Email: How to win back time and take control of your inbox. Prentice Hall. . 280pp.

C’est le seul livre que j’ai trouvé qui traite exactement du même sujet que mon guide. Par contre, et c’est prévisible, je ne suis pas entièrement d’accord avec son approche. Certains de ces conseils sont très limités et manquent de perspective. Mais c’est tout de même un livre qui offre des conseils intéressants et qui mérite d’être lu.

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Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World

Newport C. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing. . 287pp.

C’est dans ce livre que j’ai appris l’importance de se concentrer sur une seule tâche, particulièrement lorsque celle-ci est difficile. En lien avec cet auteur, il a aussi publié sur son blogue, une masse d’articles sur les courriels et certains vont très loin (comme de vivre sans avoir d’adresse courriel).

Cette recherche sur Google liste une bonne partie des articles en question :
https://www.google.com/search?q=site%3Acalnewport.com+email&rlz=1C1GCEU_enCA821CA821&oq=site%3Acalnewport.com+email&aqs=chrome..69i57j69i58.7112j0j4&sourceid=chrome&ie=UTF-8

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Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

Allen, D. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. . 288pp.

Ce livre est très connu et il m’a été très utile pour mettre au point ma propre méthode inbox-zero.

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Managing for Happiness: Games, Tools, and Practices to Motivate Any Team

Appelo, J. Managing for Happiness: Games, Tools, and Practices to Motivate Any Team. . Wiley. 304pp.

Appelo est un formateur en gestion agile, un domaine qui a bien peu à voir avec la surcharge de courriels mais ses idées offrent une approche intéressante à la résolution de problèmes, la communication et la gestion du travail de l’information. Si, en plus de crouler sous les courriels, vous êtes aussi gestionnaire, ce livre vous présentera des idées hors du commun sur la gestion et le travail d’équipe.